Program: Sprawy wewnętrzne
Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi na nie (FAQ):
PYTANIE:
Jakie formy wynagrodzenia są traktowane, jako kwalifikowane? Czy premia uznaniowa jest wydatkiem kwalifikowanym, jeżeli jest wypłacana na podstawie regulaminu? Czy zarządzenia i decyzje Szefa instytucji są wystarczającą podstawą do wypłacania wynagrodzeń?
ODPOWIEDŹ:
Wydatki kwalifikowane w zakresie wynagrodzeń:
– wynagrodzenie brutto pracowników zatrudnionych na umowę o pracę (w tym: wynagrodzenie zasadnicze, premie regulaminowe, dodatek za staż pracy, dodatek funkcyjny, inne dodatki (np. za znajomość języków obcych) zgodne z Regulaminem wynagradzania obowiązującym w instytucji Beneficjenta) oraz składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe), składka na ubezpieczenie zdrowotne, podatek dochodowy od osób fizycznych, potrącenia z wynagrodzenia netto pracownika (np. składki PZU, spłaty pożyczek mieszkaniowych, składki na związki zawodowe);
- wynagrodzenie brutto osób zatrudnionych na umowy cywilnoprawne, w tym umowy zlecenia, umowy o dzieło;
- wynagrodzenie osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą osobiście wykonującej zadania w projekcie;
- odpłatność pracodawcy z tytułu: składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalna, rentowa, wypadkowa), składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (jeśli dotyczy);
- dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka) za okres przepracowany na rzecz projektu i w odpowiedniej proporcji,
Zarządzenie/decyzja pracodawcy jest wystarczająca.
PYTANIE:
Na czym polega ryczałt, o którym mowa w art. 8.3.1 b) Regulacji NMF?
ODPOWIEDŹ:
Operator może (ale nie musi) określić stawki ryczałtowe dla rozliczania wydatków związanych z podróżami. Jednakże w związku z tym, iż w PL obowiązuje Rozporządzenie MPiPS z 5 lutego 2013r. w sprawie rozliczania kosztów podróży, to nie rekomendujemy wprowadzania innych zasad. Jeśli osoba delegowana otrzymałaby ryczałt na podróż (diet) a jego kwota byłaby wyższa niż określona we wspomnianym Rozporządzeniu, to różnica jest traktowana jako przychód i podlega opodatkowaniu. Stwarza to więcej problemów dla delegowanego i instytucji delegującej, niż korzyści…
Zatem w tym zakresie nie planuję się wprowadzania innych stawek ryczałtowych, niż tych wynikających z Rozporządzenia MPiPS z 05.02.2013.
PYTANIE:
Jaką formę powinno przyjąć uzasadnienie zakupu sprzętu, o którym mowa w art. 8.3.1. c)?
ODPOWIEDŹ:
Pisemną, w budżecie projektu.
PYTANIE:
W kontekście trwałości projektu: czy wydatki pozostają kwalifikowane również w przypadku sprzętu, który się „zużyje” lub „zestarzeje” w trakcie realizacji projektu lub w okresie trwałości (np. zachowuje swoją pierwotną funkcjonalność, ale przestaje być zasadnym jego użytkowanie z uwagi na postęp technologiczny)?
ODPOWIEDŹ:
Oczywiście, że wydatki są kwalifikowane w przypadku kiedy sprzęt ze względu na swoją specyfikę „zużywa się” w trakcie realizacji projektu.
PYTANIE:
Czy koszty ubezpieczenia sprzętu oraz inne koszty wymienione w art. 8.3.2 są kwalifikowane, zarówno dla Beneficjenta jak i Partnerów?
ODPOWIEDŹ:
Tak. Należy podkreślić, iż zasady kwalifikowalności wydatków obowiązują tak samo głównego beneficjenta (lidera) jak i wszystkich partnerów (również zagranicznych) – Art. 7.7 ust. 5 Regulacji.
PYTANIE:
Czy w ramach projektu wystarczy prowadzić wyodrębnioną księgowość?
ODPOWIEDŹ:
Zgodnie z art. 8.2 ust. 2e Regulacji wydatki muszą być „możliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania poprzez wprowadzenie do ewidencji księgowej beneficjenta/partnera”. Więc aby możliwa była identyfikacja, to Polityka rachunkowości beneficjenta/partnera powinna wskazywać przyjętą metodę/y księgowania wydatków w projekcie np. poprzez wydzielenie wybranego kodu dla wydatków ponoszonych w projekcie;
PYTANIE:
Czy są udostępnienie regulacje dot. postępowań realizowanych w oparciu o zasadę konkurencyjności.
ODPOWIEDŹ:
Tak – można je znaleźć na stronie: https://copemswia.gov.pl/fundusze-2007-2013/nmf/nmf-2014-2021/dokumenty-programowe-nmf-2014-2021/
PYTANIE:
Czym są standardowe stawki jednostkowe określone w Art. 8.4 Regulacji, na czym polegają i jak je stosować?
ODPOWIEDŹ:
Operator nie przewiduje stosowania w programie Sprawy wewnętrzne stawek jednostkowych.
PYTANIE:
Czy kary umowne są przychodem w projekcie? czy pomniejszają kwotę dofinansowania lub poziom dofinansowania?
ODPOWIEDŹ:
Tak, kary umowne są przychodem i pomniejszają kwotę dofinansowania.
PYTANIE:
Czy oświadczenie o kwalifikowalności VAT wymagane jest również od Partnerów, czy tylko od Lidera?
ODPOWIEDŹ:
Wszyscy partnerzy projektu podlegają tym samym zasadom kwalifikowalności, zatem składać będą oświadczenia odnośnie VAT.
PYTANIE:
Czy istnieje wzór dokumentów dotyczących sprawozdawczości? W jakich okresach będzie wymagana sprawozdawczość – czy w okresach półrocznych?
ODPOWIEDŹ:
Wzór jeszcze nie został przygotowany, a długość okresów sprawozdawczych nie jest dotychczas ustalona – okres sprawozdawczy nie może być jednak dłuższy niż 6 miesięcy (odp. aktualne na miesiąc III 2019r.).
PYTANIE:
Czy dopuszcza się kontrolę ex-ante zaplanowanych w ramach projektu postępowań?
ODPOWIEDŹ:
Tak, chcemy taką zasadę wprowadzić, w szczególności kiedy zamawiający planuje zamówienia z pominięciem ustawy PZP.
PYTANIE:
Jakie są wymagania, dot. informacji i promocji w projekcie?
ODPOWIEDŹ:
Wytyczne w tej sprawie są dostępne na stronie Krajowego Punktu Kontaktowego: http://www.eog.gov.pl/strony/dowiedz-sie-wiecej-o-funduszach/poznaj-zasady-dzialania-funduszy/trzecia-edycja-funduszy-norweskich-i-eog-poznaj-wstepne-informacje/
PYTANIE:
O jakiej metodzie jest mowa w art. 8.5.2 Regulacji?
ODPOWIEDŹ:
Regulacje są skierowane do wszystkich państw korzystających z pomocy i dają możliwość zastosowania innych przepisów. Operator Programu Sprawy wewnętrzne nie przewiduje możliwości stosowania „innych stawek zryczałtowanych”.
PYTANIE:
Jak definiujemy wydatki niepotrzebne lub nierozważne (art. 8.5.2.h Regulacji) ?
ODPOWIEDŹ:
Wydatki niepotrzebne/nierozważne, to takie których poniesienie nie jest konieczne/niezbędne do osiągnięcia zakładanych rezultatów projektu, przy założeniu, że wszystkie wydatki powinny być ekonomicznie uzasadnione. Np. rozliczany jest wyjazd służbowy 3 osób z tej samej instytucji, w to samo miejsce i w tym samym terminie i każda z tych osób chciałaby rozliczyć przejazd samochodem prywatnym (ryczałt za km) – nie jest to wydatek rozważny/potrzebny, bo można zrealizować przejazdy komunikacją publiczną albo tylko jednym samochodem prywatnym.
PYTANIE:
Czy okres trwałości kończy się wraz z zakończeniem projektu z wyjątkiem zakupu sprzętu, o którym mowa w art. 8.3.1.c Regulacji?
ODPOWIEDŹ:
Szczegółowe wymagania odnośnie trwałości będą określone w umowie dofinansowania projektu.
PYTANIE:
Jak rozumieć zapisy art. 8.16 Regulacji? Co się stanie jeżeli pomoc publiczna wystąpi w trakcie realizacji projektu w momencie po udzieleniu pomocy?
ODPOWIEDŹ:
Co do zasady, pomoc publiczna w programie Sprawy wewnętrzne nie powinna wystąpić, bo nie była przedmiotem negocjacji z darczyńcą.
PYTANIE:
Jaki kurs EURO przyjąć na etapie przygotowywania budżetu?
ODPOWIEDŹ:
Należy zastosować kurs średni tzw. unijnego (stosowany w funduszach UE) za II półrocze 2018 r. Tabela kursów:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/index_en.cfm