Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi na nie przygotowane przez IW
Pytanie:
„W jakim trybie, w przypadku umów partnerskich z organizacją międzynarodową, powinny zostać poświadczone wydatki poniesione w ramach projektu? Umowa partnerska przewiduje przekazanie noty obciążeniowej i zestawienia wydatków poniesionych przed konkretną datą, czy taka dokumentacja będzie wystarczająca?”
Odp.:
W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie, co do zasady te same obowiązki co na liderze projektu ciążą na partnerze. Zatem wydatki poniesione przez partnera powinny być pokazane w zestawieniu wydatków w ORF ale nie w formie jednej pozycji zgodnej z notą obciążeniową tylko, podobnie jak wydatki lidera (czyli każda faktura, rachunek, delegacja itp. oddzielnie w zestawieniu). Czyli lider (beneficjent) „przekleja” wydatki partnera do zestawienia zbiorczego. I dopiero na podstawie pełnego zestawienia wydatków lidera i partnera losuje się próbę..
Jeśli chodzi o sam przepływ środków finansowych między liderem a partnerem to może się odbywać albo na podstawie noty obciążeniowej albo na podstawie wniosku o płatność (podobnie jak lider wnioskuje do OP/IW). Metoda jest do wyboru w ramach danego projektu.
Pytanie
Co do wynagrodzenia za posiedzenia w komitecie „X” i radzie „Y”, to te pozycje w Planie Wdrażania Projektu (PWP) były pomyślane jako honoraria dla członków komitetu i rady za udział w posiedzeniach i pracę na rzecz budowania i rozwijania struktury sieci. Chciałam dowiedzieć się czy umowę zlecenia można zamienić na fakturę, gdyż jeden z naszych członków, posiada jednoosobową działalność gospodarczą i wolałaby wypisać rachunek niż podpisywać umowę zlecenia.
Odp.:
Jeśli chodzi o propozycję zamiany sposobu wynagrodzenia eksperta z umowy cywilno – prawnej na umowę usługową z firmą (jednoosobowa działalność gospodarcza) to z punktu widzenia kwalifikowalności wydatków w NMF nie ma to żadnego znaczenia (oba rodzaje wydatków są kwalifikowane). Z tym, że usługa realizowana przez „firmę” (jednoosobowa działalność) powinna być raportowana w kategorii „inne umowy”, natomiast umowy cywilno – prawne można raportować zarówno w tej kategorii jak i w „personelu” (chyba, że inaczej wynika z zatwierdzonego PWP).
Pytanie
Ponieważ nie wszyscy pracownicy etatowi beneficjenta są zatrudnieni przy projekcie w pełnym wymiarze godzinowym i realizują przez pozostały czas swojej pracy inne zadania, ich obowiązki są zróżnicowane względem wykonywanych prac i zakresu odpowiedzialności. Stosowne zakresy obowiązków stanowią załącznik do ich umów/aneksów do umów i szczegółowo określają czym dany pracownik zajmuje się w danym projekcie. Wartościowanie merytoryczne stanowiska ma wpływ również na wysokość przyjętej stawki brutto w przeliczeniu na pełen etat. Stosowne kwoty finansowane w ramach poszczególnych zadań realizowanych przez pracownika znajdują się w umowie/aneksie do umowy. W związku z tym czy na potrzeby raportowania (ORF/KRF) należałoby sporządzić dla pracowników jeszcze jakąś dodatkową dokumentację?
Odpowiedź:
Jeśli pracownik nie jest zatrudniony w projekcie NMF w pełnym wymiarze pracy ale w umowie o pracę jest wskazany procentowo lub finansowo udział na rzecz projektu NMF, to dokumentami jakie należy przedłożyć do weryfikacji (po wezwaniu przez IW) są:
– umowa o pracę, w której wyraźnie jest wskazany udział na rzecz projektu (w % lub finansowy)
– zakres obowiązków wskazujący realizację zadań projektowych
– lista płac
– dowody zapłaty (kasowe lub bankowe) za wszystkie składowe wynagrodzenia
– deklaracja ZUS DRA
– lista obecności lub inny dokument ewidencji obecności pracownika w pracy
– oświadczenie pracodawca o tym, ze wynagrodzenie rozliczane w projekcie NMF nie było i nie będzie rozliczane w innym projekcie finansowanym ze źródeł zewnętrznych.
Jeśli pracownik nie jest zatrudniony w projekcie NMF w pełnym wymiarze pracy i w umowie o pracę nie jest wskazany procentowo lub finansowo udział na rzecz projektu NMF, to dokumentami jakie należy przedłożyć dodatkowo (poza powyższymi) do weryfikacji (po wezwaniu przez IW) są:
– karta czasu pracy wskazująca zadania wykonane na rzecz projektu (godzinowa)
– kalkulacja wydatków kwalifikowanych w ramach wynagrodzenia do finansowania w ramach projektu NMF
Pytanie:
- Prosimy o zajęcie stanowiska w kwestii konieczności przeprowadzania zapytań ofertowych, dla wydatków powyżej 3.500,00 PLN, na:
- Zakup materiałów biurowych przewidzianych w kosztach bezpośrednich projektu (poz. Materiały biurowe na potrzeby projektu) – materiały biurowe kupujemy w miarę rzeczywistego zapotrzebowania – nie jesteśmy w stanie przewiedzieć ile asortymentu danego rodzaju będzie konieczne (np. ile ryz papieru będzie zużyte w całym projekcie, ile tonerów, długopisów, itp.). Ponadto jest to asortyment bardzo zróżnicowany w ramach swojej kategorii (np. papier do drukarki, papier do flipcharta, długopisy, flamastry, notatniki, segregatory, mazaki itp.) i w praktyce każdą rzecz należałoby porównać osobno cenowo. Założenie na początku ilości sztuk danego materiału będzie prowadziło do niegospodarności.
Materiały były do tej pory kupowane w sklepach zlokalizowanych w pobliżu biura, aby uniknąć kosztów związanych z transportem (dodatkowo, w związku z regularnymi zakupami, wypracowano rabat). Czy możemy przyjąć brak tożsamości czasowej pomiędzy poszczególnymi zakupami, czy powinniśmy jednak oszacować ilości materiałów dla całego projektu i przeprowadzić zapytanie ofertowe?
Odpowiedź 1a:
Zgodnie z Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju dla zamówień w ramach EOG/NMF:
Usługi, dostawy i roboty budowlane sumowane są w ramach danego projektu realizowanego
przez Operatora Programu / beneficjenta / partnera. Operator Programu / beneficjent / partner
ustala, czy w przypadku zlecania usług, dostaw i robót budowlanych występuje jedno zamówienie,
czy też odrębne zamówienia, biorąc pod uwagę łączne spełnienie następujących kryteriów:
- a) tożsamość przedmiotowa zamówienia (usługi, dostawy i roboty budowlane tego samego
rodzaju i o tym samym przeznaczeniu);
- b) tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie);
- c) tożsamość podmiotowa zamówienia (możliwość wykonania zamówienia przez jednego
wykonawcę).
Zamawiający musi ocenić czy któreś z powyższych kryteriów nie jest spełnione i wtedy Wytyczne nie mają zastosowania (można dokonać zamówienia „z wolnej ręki”). Z przedstawionej w pytaniu informacji wynika, że o ile dokładne określenie ilości zamawianych materiałów może być trudne o tyle wspomniane wyżej kryteria (punkty: a, b, c) są spełnione: wszystkie materiały są podobnego przeznaczenia (materiały biurowe), można dokonać ich zamówienia w jednym terminie, wszystkie materiały na pewno może dostarczyć jeden dostawca. Co do niewiadomej ilości materiałów, rozwiązaniem jest zastosowanie punktu 11 Wytycznych:
W trakcie realizacji zamówienia dopuszcza się wzrost wartości zamówienia do wysokości 50%
wartości zamówienia określonej w umowie z wykonawcą, o ile zostało to przewidziane w
zapytaniu ofertowym. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie procedury
wyboru wykonawcy. Wartością zamówienia jest wartość zamówienia podstawowego oraz
zamówienia uzupełniającego.
Pozwoli to na zamówienie na początku tylko części materiałów, a potem można sukcesywnie i bez dodatkowych procedur składać zamówienia uzupełniające u tego samego dostawcy i bez stosowania dodatkowych procedur (oczywiście do 50% wartości zamówienia wstępnego).
W żadnym wypadku, nie może być wytłumaczeniem dla niezastosowania procedury to, że:
– zamawiający do tej pory kupował materiały „obok biura” przez co uniknięto kosztów transportu – każdy inny dostawca może dać takie oferty, że będą atrakcyjniejsze, mimo innej lokalizacji (nawet w innym mieście);
– „w związku z regularnymi zakupami, wypracowano rabat” – każdy inny dostawca juz w pierwotnej ofercie może dać niższe ceny, nawet bez rabatu i/lub przy większym zakupie taki rabat zaoferować.
Pytanie:
- Wyżywienie na spotkania – wydatki na tą pozycję składają się z zamówionych obiadów oraz zakupów drobnych artykułów spożywczych (ciastka, kawa, herbata w biurze projektu). Wydatki te wynoszą kilkaset złotych na spotkanie, w ramach całego projektu przekroczą 3.500,00 PLN. Czy należy zebrać 3 oferty cenowe na zakup obiadów przy każdym spotkaniu?
W przypadku większości spotkań wystarczy zakup art. spożywczych w najbliższym sklepie. Gwarantuje to dużo niższe koszty obsługi spotkania niż zamówienie zewnętrznej firmy cateringowej. W naszym przekonaniu „lokalne” zakupu zapewniają bardziej efektywne i racjonalne wykorzystanie środków niż zatrudniane w tym celu firmy.
Czy wystarczające byłoby udokumentowanie przeprowadzenia rozeznania w formie notatki umieszczonej bezpośrednio na fakturze, która będzie informowała jaki byłby koszt zakupu tych samych produktów w innych sklepach (do tej pory beneficjent praktykował porównywanie cen przez pracownika bezpośrednio w kilku sklepach – jest to sposób dający gwarancję na uzyskanie realnej oferty, ponieważ sklepy w większości nie chcą odpowiadać na oferty elektroniczne, które dotyczą zakupu np. kilku paczek ciastek i herbaty)?
Odpowiedź 1b:
Co do zakupu drobnych artykułów spożywczych, to wydaje się że jest tutaj możliwe odstępstwo od stosowania procedury rozeznania cenowego ze względu na niespełnienie kryterium tożsamości czasowej – trudno jest kupować artykuły spożywcze na cały okres realizacji projektu, ponieważ zazwyczaj takie artykuły mają swój termin przydatności do spożycia.
Druga część pytania dot. „obiadów” wymaga doprecyzowania, aczkolwiek jeśli zamawiający miał na myśli usługę cateringową, to jeśli przekracza w ramach projektu wartość 3.500 zl, to jak najbardziej kwalifikuje się do przeprowadzenia rozeznania cenowego. Szczególnie jak miejsce świadczenia takich usług jest skoncentrowane (w jednym mieście/jednej dzielnicy), bo z pewnością są takie firmy. Oczywiście mogą być wyjątki, kiedy np. usługa ma charakter typowo niepowtarzalny np. przyjeżdżają partnerzy projektu, których zaprasza się na obiad do restauracji – wówczas robienie zapytania na taką usługę (poniżej 3.500 zł) nie ma sensu.
Pytanie
- Koszty dojazdów – prosimy o zwrócenie uwagi, że wykonanie zapytania ofertowego na koszty dojazdów (zarówno pracowników beneficjenta , jak i partnerów) jest w praktyce niemożliwe. Uczestniczy projektu podróżują ogólnie dostępnymi środkami komunikacji (pociąg, bus, ewentualnie własny samochód). Prosimy zatem o wyrażenie opinii czy dla tej pozycji konieczne jest przeprowadzenie rozeznania cenowego, a jeśli tak w jaki sposób ma ono zostać zrealizowane?
Odpowiedź 1c:
Co do zasady zgodnie z Wytycznymi MIiR w sprawie zamówień (punkt 2c), Wytyczne nie mają zastosowania do:
wydatków dokonywanych w ramach kwot ryczałtowych, określonych w powszechnie
obowiązujących przepisach prawa, np. diety, koszty przejazdów i dojazdów, noclegi;
Należy przez to rozumieć, ze jeżeli osoba (uczestnik projektu) rozlicza koszty przejazdu w ramach delegacji (sam dokonuje zakupu biletów, a beneficjent refunduje taki wydatek) lub beneficjent/zamawiający finansuje koszty przejazdu środkami komunikacji publicznej, to Wytyczne nie mają zastosowania. Natomiast jeśli zamawiający organizuje dla uczestników projektu np. zbiorowy środek transportu (bus, autokar itp.) to Wytyczne powinny być stosowane.
Pytanie:
Prosimy również o wyrażenie opinii w sprawie konieczności przeprowadzenia procedury zapytania ofertowego dotyczącego usług księgowych. Beneficjent od 2001 roku obsługiwany jest przez to samo biuro rachunkowe. W celu przejrzystości i transparentności świadczonych usług na każdy prowadzony projekt zawieramy osobną umowę. W innym przypadku konieczne byłoby aneksowanie umowy głównej przy każdym nowo realizowanym projekcie. Mogłoby to doprowadzić do sytuacji, w której dokumentacja byłaby po kilku latach nieczytelna i budziłaby wątpliwości, co do faktycznie realizowanych przez biuro księgowe zadań. W tym przypadku istnieje ciągłość współpracy (13 lat), choć nie ciągłość jednej umowy.
Odpowiedź:
W żadnym wypadku nie jest zwolnieniem od stosowania Wytycznych MIiR w sprawie zamówień fakt, iż beneficjent/zamawiający zleca „od wielu lat” tego typu usługi tej samej firmie („ciągłość współpracy”). Tym bardziej należy stosować Wytyczne, skoro w wyjaśnieniu beneficjent/zamawiający pisze, iż dla każdego projektu jest zawierana odrębna umowa z wykonawcą.
Pytanie:
W budżecie projektu przyjęto, że podróże odbywać się będą pociągiem (podróże na posiedzenia inicjujące jak też przyjazd koordynatorów na spotkanie w X, które odbędzie się w dniach 20-23 kwietnia 2015 roku). Mając na względzie czas przejazdu i oszczędność kalkulacji środków uprzejmie proszę o informację czy przejazdy innym środkiem np. autobusem, których koszt będzie niższy od kosztu przejazdu pociągiem na tej samej trasie uznawane będą za kwalifikowane w ramach Projektu.
Odpowiedź:
Zakup biletów na inny środek transport publicznego niż ten wskazany w budżecie projektu, ze względu na jego niższe koszty, jest jak najbardziej wydatkiem kwalifikowalnym w ramach NMF. Ze względu jednak na fakt, że w budżecie projektu (PWP) nazwa pozycji budżetowej wskazuje na zakup biletów na pociąg (nie np. autobus), należy w Okresowym Raporcie Finansowym (w którym te wydatki będą raportowane) podać uzasadnienie/wyjaśnienie tj. krótko opisać przyczynę rozbieżności np. ze względu na kalkulację czasu przejazdu oraz oczywiście niższe koszty.
Pytanie:
W zakresie zakupu biletów komunikacji miejskiej beneficjent nabył bilety jednorazowe przesiadkowe do wykorzystania w 2015 roku (dla całej instytucji), w związku z czym uprzejmie proszę o informację, czy dopuszczalne będzie potwierdzenie zakupu biletów na potrzeby projektu (200 biletów za 4,4 PLN sztuka) na podstawie przeksięgowania wewnętrznego, proszę o informację, czy dokumenty przeksięgowania wewnętrznego uznane będą za wystarczające do uznania kwalifikowalności wydatku w ramach Projektu.
Odpowiedź:
Wskazany dokument (przeksięgowania wewnętrznego) nie będzie wystarczający. W celu weryfikacji wydatku na zakup biletów dokonanego przez instytucję niezbędna będzie dodatkowo faktura VAT wraz z dowodem zapłaty za nią (płatność dokonana przez instytucję dostawcy biletów) oraz dokumentacja z procedury udzielenia zamówienia, w zależności od tego jaka procedura została zastosowana (nawet jeśli faktura tylko częściowo dotyczy wydatków projektowych…)
Pytanie:
Planuje się wręczenie biletów m.in. koordynatorom podczas spotkania warsztatowego w X, które odbędzie się w dniach 20-23 kwietnia 2015 roku, czy ze względu na niską wartość jednostkową biletów wystarczającym potwierdzeniem będzie oświadczenie osoby odpowiedzialnej za koordynację projektu o przekazaniu puli biletów w związku z przedmiotowym spotkaniem. Przesyłanie wykorzystanych biletów komunikacji miejskiej generowałoby wysokie koszty dodatkowe.
Odpowiedź:
W celu potwierdzenia kwalifikowalności opisanych wydatków (bilety komunikacji miejskiej), COPE MSW proponuje prowadzenie przez Beneficjenta tzw. Książki biletowej (ewidencja wydawania biletów) , z której wynikać będzie kto, kiedy i w jakim celu skorzystał z biletów i w jakiej ilości (wraz z podpisem osoby odbierającej). Przedłożenie potwierdzonego za zgodność z oryginałem dokumentu (ewidencji) umożliwi brak konieczności przesyłania kopii wszystkich biletów komunikacji miejskiej. W zasadzie jeśli wspomniane przez Państwa oświadczenie będzie zawierało także informację nt. ilości przekazanych biletów, cel ich wydania oraz podpis osoby odbierającej, to można by było uznać jako wystarczające..
Pytanie:
Okresowy Raport Finansowy (ORF) za miesiące styczeń – kwiecień 2015r.- Jak należy raportować wydatek, którego faktyczne poniesienie (zapłata za fakturę czyli rozchód środków z konta beneficjenta) wystąpiła w maju 2015r. natomiast rzeczowa realizacja działania, którego dotyczył ten wydatek (organizacja zaplanowanej konferencji) odbyła się w kwietniu 2015r.?
Odpowiedź:
W ORF za okres sprawozdawczy I-IV 2015r., w opisie działań merytorycznych należy wskazać zrealizowane działanie dotyczące organizacji konferencji, natomiast nie należy wykazywać wydatku związanego z organizacją konferencji w części finansowej (ORF), bo faktycznie został poniesiony w kolejnym okresie sprawozdawczym. Czyli wydatek ten w sensie finansowym zostanie zaraportowany w kolejnym ORF za V-VIII 2015r.
Pytanie:
Na podstawie jakiego dokumentu osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej może korzystać ze zwrotu kosztów podróży służbowej? (czy może to być polecenie wyjazdu służbowego – delegacja, czy nota księgowa). Zaznaczamy, iż osoba zatrudniona w ramach projektu na podstawie umowy cywilnoprawnej może korzystać ze zwrotu kosztów podróży na podstawie odpowiedniego zapisu zawartego w umowie.
Odpowiedź:
Odnośnie rozliczania kosztów podróży osób zatrudnionych na umowy cywilno-prawne (osoby nie zatrudnione na umowę o pracę przez beneficjenta), to o ile jest zapis w umowie z wykonawcą (a jak wspomniano jest), kwalifikowane są koszty które może rozliczyć osoba zatrudniona na umowę cywilno – prawna na podstawie dokumentów w postaci:
– dla kosztów podróży (przejazdu): bilet na pociąg, autobus, samolot, prom itp., rozliczenie ryczałtu za podróż samochodem prywatnym (wg stawek określonych w rozporządzeniu MT) lub faktura za zakup wspomnianych biletów wystawiona na instytucję-beneficjenta;
– dla kosztów zakwaterowania – faktura/rachunek za nocleg (wystawiona na tę osobę lub na instytucję-beneficjenta);
– można również refundować wydatki związane z wyżywieniem osoby zatrudnionej na umowę cywilno – prawną (podstawa to faktura, rachunek), przy czym należy pamiętać o racjonalności wydatkowania środków publicznych (tj. żeby faktura nie opiewała na kwotę „przesadną”- można w umowie określić do jakiej wartości ekspert może korzystać.. np. 30 zł śniadania, 40-50 obiad/kolacja, w zależności np. od miejsca gdzie będzie przebywać)
Osoba zatrudniona, wystawia beneficjentowi rachunek do umowy cywilno – prawnej albo z uwzględnieniem kwot na powyższe wydatki wraz z kwotą samej zleconej usługi (np. przeprowadzenie szkolenia, prowadzenie konferencji itp.) lub w przypadku kiedy faktura za hotel/zakup biletu jest wystawiona na beneficjenta następuje refundacja tych wydatków przez beneficjenta na rzecz wykonawcy.
Proszę pamiętać, że w przypadku osoby zatrudnionej na umowę cywilno-prawną nie są kwalifikowane kwoty diet wynikające z Rozporządzenia MPiPS dot. rozliczania podróży służbowych (dotyczy ono tylko pracowników). Oczywiście umowa cywilno-prawna w inny osób może wskazywać należność za wykonanie wyjazdu w celu realizacji tej umowy. Generalnie ważne jest żeby w umowie już wpisać odpowiednie zadania i wynagrodzenie dla zatrudnionej osoby.
Pytanie
Czy na potrzeby projektu należy prowadzić oddzielny rejestr delegacji służbowych? Czy mamy w nim uwzględniać wyjazdy osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej?
Odpowiedź:
Specjalnego rejestru nie trzeba prowadzić ale przygotowując Raport Okresowy i tak będzie trzeba wyszczególnić wszystkie wyjazdy choćby w cz. merytorycznej jak i w spisie dokumentów finansowych…
Pytanie:
Czy ze względu na brak miejsca można w inny sposób opisać dokument księgowy (np. rozliczenie delegacji, rachunek itp.) niż poprzez zamieszczenie opisu wydatku bezpośrednio na nim?
Odpowiedź:
W każdym przypadku jak na dokumencie księgowym, np. fakturze, rachunku, czy szczególnie małym gabarytowo potwierdzeniu opłaty autostradowej, nie ma miejsca na dodatkowe adnotacje związane z wdrażaniem projektu, to można zamieścić opis na dodatkowej kartce papieru (np. do danego dokumentu księgowego przypina się zszywaczem kartkę A4, na której umieszcza się niezbędne informacje…).
Pytanie:
Czy istnieje możliwość udostępnienia „kalkulatora” służącego do wyliczania kosztów podróży samochodem służbowym?
Odpowiedź:
Przykładowy „kalkulator” jest dostępny tutaj: KLIK Należy jednak pamiętać, że w tym przykładzie należy wprowadzić daną w postaci średniego spalania danego samochodu służbowego (np. wyliczoną dla całego poprzedniego roku).