W związku z aktualną sytuacją epidemiologiczną spowodowaną przez koronawirus SARS-CoV-2, COPE MSWiA otrzymuje liczne informacje i pytania od beneficjentów projektów. Uprzejmie informuję, że COPE MSWiA uznaje sytuację wywołaną przez epidemię koronawirusa za nadzwyczajną i wypełniającą definicję siły wyższej.
W przypadku, jeżeli epidemia wpłynie na realizację Państwa projektu, np. poprzez konieczność czasowego wstrzymania działań, odwołania zorganizowanych wydarzeń, zmiany lokalizacji itp. należy tę sytuację opisać w części merytorycznej raportu kwartalnego, punkt 9. Jeżeli poniesione zostały koszty związane z odwołanymi/zmodyfikowanymi wydarzeniami itp., a których nie dało się uniknąć należy to także opisać w raporcie oraz załączyć do raportu pełną dokumentację tych wydatków (dokumentacja winna być zgodna z odpowiednimi zapisami Podręcznika dla Beneficjenta dla poszczególnych kategorii budżetowych).
Ponadto, jeśli chcieliby Państwo kontynuować prowadzenie zajęć językowych lub porad w formie on-line (np. skype lub platforma elektroniczna do prowadzenia kursu on-line), przy założeniu dostępności środków w budżecie, jest to dopuszczalne w obecnej sytuacji, jednak muszą być to działania odpowiednio udokumentowane. Jednocześnie uprzejmie przypominam, że zasady dotyczące odebrania podpisu osoby należącej do grupy docelowej podczas jej rejestracji nadal obowiązują. Nie może być to jedynie skan lub formularz internetowy.
Pragnę jednakże zwrócić uwagę, że działania podejmowane przez Państwa powinny być racjonalne. W czasie epidemii należy zatem unikać podejmowania decyzji o organizacji zadań i zaciągania związanych z nimi zobowiązań finansowych.
Zgodnie z punktem 2.14 Podręcznika dla Beneficjenta (FBW – 2.11) reguła proporcjonalności nie ma zastosowania w przypadku wystąpienia siły wyższej. Zatem nieosiągnięcie wskaźników założonych w projekcie spowodowane epidemią nie będzie pociągało za sobą konsekwencji opisanych w punkcie 2.14 Podręcznika dla Beneficjenta (FBW – 2.11).
Jeżeli Wnioski o dofinansowanie projektów wymagać będą zmian COPE MSWiA dołoży wszelkich starań, by rozpatrzyć je w możliwie najszybszym tempie.